Privacy Statement

Privacy Statement Lowys Porquin

Lowys Porquin bestaat uit LPS-onderwijs en LPS-kinderopvang. Wanneer u uw kind aanmeldt voor onderwijs en/of opvang bij onze organisatie deelt u allerlei persoonsgegevens met ons. U moet erop kunnen vertrouwen dat wij zorgvuldig met de persoonsgegevens van u en uw kind omgaan. In deze verklaring leest u hoe we omgaan met de privacy van u en uw kind.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u, uw kind, of gegevens die we in verband kunnen brengen met u of uw kind.
U deelt persoonsgegevens met onze organisatie als uw kind onderwijs volgt of gebruik maakt van kinderopvang bij ons, of als u contact met ons hebt. Denk aan uw naam, uw telefoonnummer of uw e- mailadres.

Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?

Onderwijs verzorgen of opvang bieden, mogen wij als organisatie alleen als we over de juiste gegevens van u beschikken. Dit is vastgelegd in diverse wet- en regelgeving. Daarom vragen we naar de persoonsgegevens van u en uw kind en verwerken we die ook.

Met uw persoonsgegevens kunnen we:
Op de juiste wijze onderwijs en/of opvang verzorgen.
Met de persoonsgegevens van u of uw kind kunnen we bijvoorbeeld:

  • Contact met u opnemen.
  • Onderzoeken op welke wijze we het beste onderwijs en/of opvang kunnen bieden en bekostigen.
  • De onderwijs- en ontwikkelomgeving voor uw kind zo optimaal mogelijk inrichten.
  • Gegevens bijhouden over de ontwikkeling van uw kind.
  • Op de juiste wijze, met uw toestemming, overdrachten verzorgen tussen onderwijs en opvang en tussen diverse scholen onderling. Denk bijvoorbeeld aan de overdracht van de basisschool naar het voortgezet onderwijs.
  • Uw gegevens goed in onze administratie zetten en bijwerken als er wijzigingen zijn. Zo kunnen we rekening houden met veranderingen in uw situatie (zorgplicht).
  • Op de juiste wijze, met uw toestemming, uw persoonsgegevens of die van uw kind uitwisselen met organisaties, zoals bijvoorbeeld de gemeente, DUO of kind-volg-systemen.
  • Communicatieactiviteiten uitvoeren
    We houden u graag op de hoogte. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, informatie op onze website, via social media of apps. Ook daarvoor zijn vaak persoonsgegevens nodig.

Welke persoonsgegevens gebruiken we?

Hieronder ziet u welke persoonsgegevens we verzamelen en dus ook kunnen gebruiken. Gegevens over wie u bent.
Denk aan dit soort gegevens:

  • Uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Van uw kind ook de naam en geboortedatum. En  namen van contactpersonen (in  het  geval  zich  een  bijzondere situatie  voordoet),  zoals bijvoorbeeld contactgegevens van opa en oma.
  • De gegevens die op uw identiteitsbewijs staan.
  • Uw rol (bijvoorbeeld wettelijke gezinsvertegenwoordiger of verzorger).
  • De ontwikkeling van uw kind op het gebied van leren, educatie en persoonsvorming.

Waarvoor gebruiken we ze?

  • We willen u of uw kind natuurlijk persoonlijk aanspreken als we post sturen. En het goede (e-mail) adres gebruiken.
  • Als u een aanmelding of overeenkomst tekent, willen we wel zeker weten dat u dat mag doen voor uw kind. Dus leggen we vast of u de wettelijke gezinsvertegenwoordiger bent.
  • De ontwikkeling van uw kind willen we vastleggen en inzichtelijk maken, zodat we met elkaar zo optimaal mogelijk de leer-, speel- en ontwikkelomgeving kunnen inrichten.
  • Als iets wijzigt, passen we uw persoonsgegevens aan.

Rapportages met betrekking tot contactmomenten

Denk aan dit soort gegevens:
Informatie over contact dat u met de onderwijs- of opvanglocatie had:

  • Waarover ging het contact (bijvoorbeeld een opvangproduct, advies, oudergesprek, bericht, klacht, informatie).
  • Wanneer was het contact en met wie.
  • Hoe verliep het contact (via post, onze website, e-mail, nieuwsbrief, app, medewerker).
  • Het gespreksverslag.

Waarvoor gebruiken we ze?

  • Dan zien we waar we het eerder met u over hebben gehad. En kunnen we uw vraag of bericht teruglezen en beantwoorden. Indien de omstandigheden dit vragen, leggen we afspraken vast in een kinddossier.

Gevoelige persoonsgegevens

Denk aan dit soort gegevens:
Burgerservicenummer (BSN).
Gegevens die te maken hebben met gezondheid, geloofsovertuiging of etnische afkomst. Er zijn extra strenge regels voor het verwerken van gevoelige persoonsgegevens.

Waarvoor gebruiken we ze?

  • We zijn wettelijk verplicht om de identiteit van uw kind vast te stellen als u uw kind aanmeldt voor onderwijs of opvang. We hebben het BSN nummer van uw kind hiervoor nodig. Zo kan de overheid controleren dat uw kind daadwerkelijk bestaat en recht heeft op opvang of onderwijs.
  • We gebruiken gegevens die te maken hebben met gezondheid, geloofsovertuigingen of etnische afkomst alleen, na overleg met u, en alleen indien dit in het belang van het kind is.

Gebruik van onze websites en apps

Denk aan dit soort gegevens:

  • Uw IP-adres: het adres van uw computer of mobiel op internet dat nodig is om ervoor te zorgen dat computers met elkaar kunnen communiceren. Meestal kan achterhaald worden wie er achter een IP-adres zit. Maar dat mag alleen na toestemming van de rechter.
  • Onze organisatie maakt geen gebruik van cookies op de website.

Goed om te weten:

Partijen die het internetverkeer afhandelen kunnen het IP-adres opslaan. We kunnen niet altijd garanderen dat dit binnen Europa gebeurt. Bezoekt u bijvoorbeeld vanuit de Verenigde Staten onze website, dan kan dit soort informatie ook buiten Europa worden opgeslagen. Dat doen partijen die het internetverkeer afhandelen.

We bewaren persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we die gegevens gebruiken. En zo lang de wet ons verplicht om die gegevens te bewaren.
Hoe lang dat precies is, verschilt per soort gegevens.

In principe delen we de gegevens van u of uw kind niet met anderen.
Dat  doen  we  alleen  als  er  een  goede  reden  of  verplichting  voor  is.  Als  bijvoorbeeld  de leerplichtambtenaar gegevens wil controleren over aanwezigheid op school, zijn we verplicht om gegevens uit het kinddossier te delen op dit gebied.
Er zijn strenge regels voor het delen van persoonsgegevens. Daar houden we ons natuurlijk aan.

Hieronder ziet u met wie we persoonsgegevens kunnen delen:

Dienstverleners die voor LPS werken
We worden geholpen bij ons werk door andere dienstverleners. Dan delen we alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor een bepaalde opdracht. En we maken goede afspraken met die dienstverleners over wat ze met die persoonsgegevens mogen doen. Deze afspraken leggen we vast in bewerkersovereenkomsten.

Dit zijn voornamelijk bedrijven die ons helpen bij:

  • het voeren van de kindadministratie;
  • het voeren van de financiële administratie ;

We zorgen voor goede beveiliging

We besteden veel geld en tijd aan de beveiliging van onze systemen en persoonsgegevens. Binnen onze organisatie hebben we speciaal aangestelde medewerkers die toezicht houden op hoe persoonsgegevens worden gebruikt en beveiligd.
Gaat er toch een keer iets mis? Dan komen we in actie. Datalekken lossen we op en registreren we. We melden ze ook aan de toezichthouder en aan u, als het nodig is.
We gaan zorgvuldig om met gegevens die u ons toevertrouwt.

De Lowys Porquinstichting heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG heeft op basis van de Wet bescherming persoonsgegevens twee kerntaken:

  • Onafhankelijk toezicht houden op de naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens binnen de LPS.
  • Een register (bij)houden van alle verwerkingen van persoonsgegevens die op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens bij de FG moeten worden gemeld.

Daarnaast is er toezicht door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Deze instantie controleert of wij de Wet bescherming persoonsgegevens naleven.

Onze visie op privacy

We zijn zuinig op de persoonsgegevens van u en uw kind.
Binnen onze organisatie wegen we alle belangen af, en het recht van u en uw kind op privacy telt zwaar mee. Een aantal extra afwegingen die wij hierbij maken, zijn:

  • We gebruiken persoonsgegevens alleen als het toegevoegde waarde heeft voor het kind;
  • We communiceren open en begrijpelijk over welke persoonsgegevens we gebruiken;
  • We geven de persoonsgegevens van u of uw kind alleen aan personen en instanties die bevoegd zijn deze te ontvangen.

Daarnaast vinden we het belangrijk dat u weet dat u de volgende rechten en mogelijkheden heeft:

  • U mag de gegevens die de school of kinderopvanglocatie over u heeft verwerkt altijd inzien.
  • U mag vragen om een correctie van uw gegevens, zoals het wijzigen of verwijderen van gegevens. U kunt bij de directie of leiding van de locatie daarom vragen.
  • U mag vragen uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken als u vindt dat uw gegevens op een verkeerde manier zijn gebruikt.

Met betrekking tot de drie bovenstaande rechten en mogelijkheden kunt u terecht bij de directie of leiding van de locatie waar uw kind onderwijs of opvang geniet.

Het is hierbij van belang om te weten dat niet in alle gevallen wij uw gegevens kunnen wijzigen of verwijderen. Bijvoorbeeld als dit in strijd is met wet- en regelgeving.

Het kan zijn dat de directie of leiding van een locatie een verzoek tot inzage of correctie van u moet indienen bij de Functionaris voor de Gegevensbescherming van de LPS. Dit wordt bij uw aanvraag aangegeven. U dient dan rekening te houden met een reactietermijn van uiterlijk vier weken.

Vragen?

Indien u vragen heeft over de privacy van u of uw kind of over hoe onze organisatie omgaat met de AVG, kunt u terecht bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming: Marion Videler via het emailadres  fg@lpsnet.nl.